TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP LÀ GÌ? 6 BƯỚC TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP

Tái cấu trúc doanh nghiệp là một quá trình quan trọng và cần thiết để giúp các tổ chức vượt qua những thách thức trong môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm tái cấu trúc doanh nghiệp và hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các bước cần thiết để thành công trong việc cải tổ tổ chức của mình.

1. Tái cấu trúc doanh nghiệp là gì?

Tái cấu trúc doanh nghiệp là quá trình thay đổi và điều chỉnh các cấu trúc, quy trình, và hoạt động của một doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả, khả năng cạnh tranh, và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Tái cấu trúc có thể liên quan đến việc cải tổ bộ máy quản lý, tối ưu hóa quy trình sản xuất, thay đổi chiến lược kinh doanh, hoặc sắp xếp lại các nguồn lực và tài sản của doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp cần tái cấu trúc?

Tái cấu trúc doanh nghiệp là việc cần thiết để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

• Sự thay đổi trong môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi với những yếu tố như công nghệ, pháp lý, và điều kiện kinh tế vĩ mô. Các doanh nghiệp cần tái cấu trúc để thích ứng với những thay đổi này, đảm bảo họ không bị tụt lại phía sau. Ví dụ, sự phát triển của công nghệ số đã buộc nhiều doanh nghiệp truyền thống phải tái cấu trúc để chuyển đổi số và tăng cường khả năng cạnh tranh (Johnson, Scholes & Whittington, 2008).
• Nhu cầu cải thiện hiệu quả hoạt động: Một lý do quan trọng khác khiến doanh nghiệp cần tái cấu trúc là để cải thiện hiệu quả hoạt động. Điều này bao gồm tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí, và tăng năng suất. Khi các doanh nghiệp lớn mạnh, họ thường phải đối mặt với vấn đề về sự phức tạp và chồng chéo trong tổ chức, làm giảm hiệu quả. Tái cấu trúc giúp đơn giản hóa các quy trình, cải tiến bộ máy quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn. 
• Áp lực cạnh tranh từ thị trường: Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cần tái cấu trúc để giữ vững hoặc cải thiện vị thế của mình. Việc tái cấu trúc có thể bao gồm việc đổi mới sản phẩm, dịch vụ hoặc mô hình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng và tăng cường năng lực cạnh tranh. Theo Porter (1985), tái cấu trúc là cần thiết để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh thông qua việc tăng cường giá trị khách hàng hoặc giảm chi phí.
• Thay đổi trong cấu trúc tài chính: Sự suy giảm hiệu quả tài chính hoặc cấu trúc vốn không hợp lý cũng là nguyên nhân dẫn đến tái cấu trúc. Khi doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính, việc tái cấu trúc tài chính, bao gồm việc tái đàm phán nợ hoặc thu hút thêm vốn, là cần thiết để phục hồi sức khỏe tài chính và đảm bảo khả năng hoạt động trong dài hạn 

3. Thời điểm thích hợp để tái cấu trúc doanh nghiệp

Xác định được thời điểm thích hợp để tái cấu trúc là một yếu tố then chốt, quyết định quá trình tái cấu trúc có thành công hay không? Doanh nghiệp của bạn  nên cấu trúc vào các thời điểm sau: 

• Khi hiệu quả kinh doanh giảm sút: Hiệu quả kinh doanh giảm sút có thể là dấu hiệu cho thấy các quy trình, chiến lược, hoặc cơ cấu tổ chức hiện tại không còn phù hợp với thị trường, dẫn đến việc tái cấu trúc trở thành một biện pháp cần thiết để khôi phục sức khỏe tài chính 
• Khi thị trường hoặc môi trường kinh doanh thay đổi: Môi trường kinh doanh ngày càng biến động với sự xuất hiện của các công nghệ mới, thay đổi về chính sách pháp lý, hoặc xu hướng tiêu dùng mới. Doanh nghiệp cần tái cấu trúc để thích ứng với những thay đổi này và duy trì sự cạnh tranh. Ví dụ, sự bùng nổ của thương mại điện tử đã khiến nhiều doanh nghiệp bán lẻ truyền thống phải tái cấu trúc để chuyển đổi sang mô hình kinh doanh trực tuyến
• Khi có sự thay đổi trong quản lý cấp cao: Sự thay đổi trong ban lãnh đạo, đặc biệt là vị trí CEO hoặc các vị trí quản lý cấp cao, thường là một thời điểm lý tưởng để tái cấu trúc doanh nghiệp. Những lãnh đạo mới thường mang đến những tư duy và chiến lược mới, tạo ra động lực để cải tổ tổ chức nhằm đạt được mục tiêu dài hạn
• Khi đối mặt với khủng hoảng tài chính: Trong những tình huống khủng hoảng tài chính nghiêm trọng, tái cấu trúc là cần thiết để doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí, tái cơ cấu nợ, hoặc bán bớt các tài sản không hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng thanh khoản và tạo ra một nền tảng tài chính vững chắc hơn để vượt qua khủng hoảng

4. Quy trình các giai đoạn tái cấu trong doanh nghiệp

Quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp thường trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, từ việc nhận diện vấn đề đến thực thi các giải pháp tái cấu trúc. Dưới đây là các giai đoạn chính trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp:

4.1. Đánh giá tình hình hiện tại

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp tiến hành phân tích toàn diện về tình hình hiện tại của mình. Điều này bao gồm việc đánh giá hiệu quả hoạt động, phân tích tài chính, và xem xét cấu trúc tổ chức.

Các công cụ như SWOT, PESTEL và phân tích tài chính thường được sử dụng để xác định các vấn đề cần cải thiện. Mục tiêu là xác định nguyên nhân cơ bản dẫn đến nhu cầu tái cấu trúc, chẳng hạn như hiệu suất kinh doanh suy giảm hoặc áp lực từ môi trường cạnh tranh

4.2. Xác định mục tiêu tái cấu trúc

Sau khi đã có cái nhìn toàn diện về tình hình hiện tại, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu của quá trình tái cấu trúc. Các mục tiêu này phải được thiết lập dựa trên kết quả của giai đoạn đánh giá và cần phải phù hợp với chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Các mục tiêu tái cấu trúc có thể là: 

• Tăng cường hiệu quả hoạt động: Nâng cao năng suất, cải thiện quy trình làm việc, và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên.
• Tối ưu hóa cấu trúc tổ chức: Thiết kế lại cơ cấu tổ chức để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, loại bỏ các bộ phận không cần thiết, hoặc sáp nhập các bộ phận để tăng cường tính hiệu quả.
• Cải thiện sức khỏe tài chính: Giảm nợ, cắt giảm chi phí, hoặc tối ưu hóa cơ cấu vốn để tăng cường tính ổn định tài chính.
• Thích ứng với thị trường: Điều chỉnh chiến lược kinh doanh để đáp ứng những thay đổi của thị trường, công nghệ, hoặc yêu cầu pháp lý.

Mục tiêu của quá trình tái cấu trúc cần phải rõ ràng, đo lường được, khả thi, phù hợp với nguồn lực hiện có, và phải có thời hạn cụ thể

4.3. Lập kế hoạch tái cấu trúc

Khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch tái cấu trúc chi tiết.  

• Phạm vi tái cấu trúc: Xác định các lĩnh vực cần thay đổi như tổ chức, quy trình, tài chính, hoặc chiến lược.
• Bước thực hiện: Lập ra các bước chi tiết cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra. Mỗi bước nên đi kèm với các nhiệm vụ cụ thể, thời gian thực hiện, và người chịu trách nhiệm.
• Nguồn lực cần thiết: Xác định các nguồn lực cần có bao gồm tài chính, nhân sự, và công nghệ để hỗ trợ quá trình tái cấu trúc.
• Quản lý rủi ro: Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng các phương án dự phòng để xử lý khi cần thiết.

4.4. Thực hiện tái cấu trúc

Giai đoạn thực hiện là lúc doanh nghiệp triển khai các giải pháp đã đề ra trong kế hoạch tái cấu trúc. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cần có sự giám sát liên tục để đảm bảo tiến độ. 

Trong giai đoạn này, việc quản lý thay đổi là cực kỳ quan trọng để giảm thiểu sự phản kháng và đảm bảo sự hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan 

4.5. Theo dõi và đánh giá kết quả

Sau khi các biện pháp tái cấu trúc được thực hiện, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá kết quả để xác định xem các mục tiêu đã đạt được chưa. Các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động, tài chính và sự hài lòng của khách hàng thường được sử dụng trong giai đoạn này. 

Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh kế hoạch hoặc thực hiện các bước bổ sung để đảm bảo quá trình tái cấu trúc đạt kết quả tốt nhất

4.6. Củng cố và cải thiện

Sau khi đạt được kết quả mong muốn, doanh nghiệp cần củng cố các thành quả và tiếp tục cải thiện quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì các lợi ích từ quá trình tái cấu trúc và sẵn sàng ứng phó với những thay đổi trong tương lai.

Tốc độ phát triển của tổ chức sẽ không thể nào “vượt quá” tốc độ phát triển của nhà lãnh đạo. Như vậy, bản chất của việc phát triển công việc kinh doanh và phát triển đội nhóm là “phát triển năng lực nhà lãnh đạo”. 

Nhằm giúp chủ doanh nghiệp và quản lý nâng tầm năng lực lãnh đạo, từ đó xây dựng cho mình đội ngũ cốt lõi xuất chúng, mở rộng doanh nghiệp x5 x10 lần, Trường Doanh Nhân HBR đã nghiên cứu và phát triển khóa học chuyên sâu XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO VÀ PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM

• Hoạch định chiến lược nhân sự đi song hành với chiến lược kinh doanh giúp công ty “chạm tay đến khát vọng chiến thắng”

• Chuyển dịch phong cách lãnh đạo từ 3C (Command – Ra lệnh, Control - Kiểm soát & Compliance – Tuân thủ) sang 3E (Engage - Gắn kết, Enable – Phát triển & Empower – Trao quyền) để thu hút, gắn kết và giữ chân nhân tài

• Ứng dụng mô hình đường chân trời Mckinsey giúp lãnh đạo xây dựng tầm nhìn dài hạn 5-10-20 năm cho tổ chức

• Quy trình 4 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp tác động sâu rộng tới năng lực thực thi và tính cam kết gắn bó của từng nhân sự

5. Ví dụ về tái cấu trúc doanh nghiệp

Dưới đây là một số ví dụ về tái cấu trúc doanh nghiệp từ các công ty lớn trên toàn cầu, minh họa cách họ đã thực hiện thay đổi chiến lược và cấu trúc để vượt qua thách thức và đạt được thành công. 

5.1. IBM (International Business Machines Corporation)

IBM đã trải qua một cuộc tái cấu trúc lớn vào những năm 1990 khi đối mặt với sự suy giảm nghiêm trọng trong thị trường máy tính cá nhân. Để tồn tại, IBM đã chuyển đổi từ một công ty sản xuất phần cứng máy tính sang cung cấp các dịch vụ tư vấn công nghệ và phần mềm. 

Lou Gerstner, CEO của IBM lúc đó, đã dẫn dắt cuộc cải tổ bằng cách tập trung vào dịch vụ và phần mềm, đồng thời cắt giảm những mảng kinh doanh không còn lợi nhuận. 

Kết quả là IBM đã thành công trong việc chuyển đổi mô hình kinh doanh và trở lại là một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới.

5.2. Ford Motor Company

Vào năm 2006, Ford đứng trước nguy cơ phá sản khi thị trường ô tô Mỹ gặp khó khăn lớn. CEO mới, Alan Mulally, đã triển khai một kế hoạch tái cấu trúc mạnh mẽ với chiến lược "One Ford". Ông hợp nhất các hoạt động toàn cầu, tập trung vào việc sản xuất các mẫu xe ít tốn kém hơn, chất lượng cao hơn, và giảm số lượng nền tảng xe. Mulally cũng tập trung vào việc cải thiện hiệu quả sản xuất và cắt giảm chi phí. Sau quá trình tái cấu trúc, Ford đã không cần đến gói cứu trợ từ chính phủ Mỹ trong cuộc khủng hoảng tài chính 2008 và đã khôi phục lại lợi nhuận.

5.3. Nokia

Nokia, từng là nhà sản xuất điện thoại di động lớn nhất thế giới, đã trải qua một cuộc tái cấu trúc lớn vào đầu những năm 2010 khi đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ Apple và các hãng điện thoại thông minh khác. Nokia đã thay đổi chiến lược bằng cách hợp tác với Microsoft để phát triển hệ điều hành Windows Phone, đồng thời bán lại mảng kinh doanh thiết bị di động cho Microsoft vào năm 2014. 

Sau đó, Nokia tập trung vào mảng kinh doanh công nghệ mạng và cơ sở hạ tầng viễn thông. Mặc dù kết quả không đạt như mong đợi trong lĩnh vực di động, sự chuyển hướng sang công nghệ mạng đã giúp Nokia tiếp tục tồn tại và phát triển trong thị trường viễn thông.

6. Tái cấu trúc và sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Khi tái cấu trúc diễn ra, nó đã tác động lớn đến văn hóa của doanh nghiệp. Các tác động nổi bật và rõ rệt nhất có thể thấy là: 

• Thay đổi giá trị và niềm tin: Tái cấu trúc có thể dẫn đến sự thay đổi về sứ mệnh, tầm nhìn, và các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. 
• Thay đổi về hành vi và thái độ: Khi cấu trúc tổ chức thay đổi, các quy trình làm việc mới và mục tiêu mới đòi hỏi nhân viên phải thay đổi cách làm việc, giao tiếp, và tương tác. 
• Sự mất mát hoặc thay đổi về nhân sự: Tái cấu trúc thường đi kèm với việc cắt giảm nhân sự, thay đổi vị trí công việc hoặc cơ cấu tổ chức, làm gia tăng sự lo lắng và bất ổn trong đội ngũ nhân viên. 

7. Vai trò của công nghệ trong tái cấu trúc doanh nghiệp

Tái cấu trúc doanh nghiệp không thể tách rời với công nghệ, bởi công nghệ không chỉ hỗ trợ quá trình thay đổi mà còn là chất xúc tác tạo ra những giá trị mới cho doanh nghiệp. 

• Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Công nghệ cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình hoạt động, từ quản lý chuỗi cung ứng đến dịch vụ khách hàng. Với các hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), công nghệ giúp cải thiện hiệu suất, giảm thiểu sai sót, và tăng cường tính minh bạch. Ví dụ, các công ty sử dụng hệ thống ERP để quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, tồn kho, kế toán, và nhân sự một cách đồng bộ và hiệu quả hơn. 
• Nâng cao năng lực quản lý thông tin: Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phân tích dữ liệu doanh nghiệp. Các hệ thống quản lý dữ liệu lớn (Big Data) và phân tích kinh doanh (Business Intelligence) cho phép doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác và cập nhật, giúp định hình lại chiến lược kinh doanh và điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với thị trường.
• Cải tiến mô hình kinh doanh: Trong quá trình tái cấu trúc, doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ để cải tiến hoặc chuyển đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh. Sự phát triển của các nền tảng kỹ thuật số, thương mại điện tử, và công nghệ đám mây đã mở ra những cơ hội mới cho doanh nghiệp thay đổi cách thức vận hành và phục vụ khách hàng. 
• Hỗ trợ quản lý thay đổi và chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp: Công nghệ còn giúp doanh nghiệp quản lý quá trình thay đổi văn hóa một cách hiệu quả hơn. Ví dụ, các nền tảng e-learning có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên về các giá trị và quy trình mới, giúp họ nhanh chóng thích nghi với những thay đổi trong tổ chức. Hơn nữa, các hệ thống quản lý nhân sự (HRM) hiện đại cũng cung cấp các công cụ để theo dõi, đánh giá, và thúc đẩy sự thay đổi hành vi trong đội ngũ nhân viên.

Tái cấu trúc doanh nghiệp không chỉ là một biện pháp ứng phó với khó khăn mà còn là một cơ hội để các tổ chức thiết lập lại các mục tiêu chiến lược và nâng cao khả năng cạnh tranh. Khi thực hiện đúng cách, tái cấu trúc có thể mang lại lợi ích lâu dài, cải thiện quy trình hoạt động và tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.